Cuprins:
Definiție - Ce înseamnă Managementul Documentelor?
Gestionarea documentelor este procesul de stocare, localizare, actualizare și partajare a datelor în scopul evoluției fluxului de lucru și a rezultatelor afacerii. Partajarea centralizată și stocarea datelor în anumite servere ajută organizațiile să acceseze informații eficient și eficient, împreună cu securizarea datelor protejate. Programele și serverele sunt utilizate în procesul de gestionare a documentelor. Metadatele importante sunt centralizate, spre deosebire de descentralizate sau dificil de localizat.
Techopedia explică Managementul documentelor
Prin conținerea datelor de pe un server partajat și în cadrul fișierelor partajate, gestionarea documentelor permite numai utilizatorilor autorizați să editeze și să adauge date la datele deja existente. De asemenea, se asigură că descărcările sunt efectuate numai de către cei autorizați. Datele pot fi criptate pentru a asigura în continuare securitatea acestora.
Serverele desemnate să administreze documentele pot conține, de asemenea, aplicații de flux de lucru încorporate pentru a maximiza gestionarea sarcinilor și pentru a ajuta la fluxul de lucru organizațional general. Urmărirea automatizată a sarcinilor umane are loc în timpul procesului de gestionare a documentelor. Capabilitățile personalizate ale fluxului de lucru pot fi construite împreună cu utilizări obișnuite de șabloane, eliminând necesitatea creării de documente repetitive.
