Cuprins:
Definiție - Ce înseamnă retenția de e-mail?
Păstrarea prin e-mail este păstrarea înregistrărilor de mesagerie instantanee și a e-mailului într-o organizație bazată pe politicile organizației în cauză. Politica de păstrare a e-mailului este realizată în conformitate cu politicile industriale, guvernamentale sau de afaceri. Păstrarea prin e-mail și politicile referitoare la acestea sunt necesare într-o organizație pentru preocupări legale, reglementări și pentru gestionarea cunoștințelor.
Techopedia explică păstrarea e-mailului
Păstrarea e-mailului este diferită de arhivarea prin e-mail. În timp ce arhivarea permite utilizatorilor de afaceri să păstreze mesaje de e-mail și instantanee pentru un interval de timp nedeterminat, păstrarea e-mailului determină cantitatea de timp în care un e-mail sau o înregistrare de mesaje instantanee ar trebui să fie păstrate înainte de a fi șters automat. O păstrare mai lungă a e-mailului crește riscul de securitate de a avea un utilizator neautorizat să aibă acces la secretele organizaționale sau la materialele confidențiale. O retenție mai scurtă de e-mail ar ajuta la eliminarea acestor probleme și este mai ușor și mai puțin costisitor de implementat. Cu toate acestea, ar fi costuri pentru directorii și angajații pe termen lung, care ar putea avea nevoie de înregistrări vechi de e-mail și mesaje pentru a-și aminti sau evalua deciziile organizatorice sau departamentale din trecut. Prin urmare, este important să existe o politică de păstrare a e-mailului care să fie uniformă și consistentă pentru organizație și care să ofere cel mai bun interval de timp de păstrare. Cea mai bună practică este de a stabili politicile de păstrare a e-mailurilor și criteriile de ștergere pe baza categoriei conținutului de e-mail, precum și flexibilitate pentru a adăposti reținerea litigiilor în timp util și rentabil.
Politicile de retenție prin e-mail ajută o organizație în mai multe moduri. În primul rând, asigură respectarea tuturor respectării reglementărilor și reduce costurile nerespectării și riscul sancțiunilor. În al doilea rând, îmbunătățește performanța IT fără a crește costurile implicate. În al treilea rând, ajută la gestionarea cunoștințelor, oferind utilizatorilor informații pentru a crește inovația, îmbunătățirea și productivitatea în afaceri.
